1、综合管理部以书面通知的形式公布管理处的投诉、接待电话和通讯录等。
2、业主(住户)对管理处管理服务方面的投诉,不论是信函、电话、传真、或来人面谈,综合管理部人员接待、受理人员均应认真接待,并在做好记录。
3、综合管理部主管根据投诉内容,判断投诉的有效性,若投诉为非管理原因造成的等方面的无效投诉,对业主(住户)做好耐心细致的说服工作,争取业主(住户)的理解;若为有效投诉,则应立即转到相关部门负责人。
4、被投诉部门接到投诉后,应立即与业主(住户)联系,并首先向其道歉,对投诉的问题进行解释,(来自:www.jzr88.com)并尽快拟定处理措施进行处理,对本部门无法解决的问题,应报管理处主任处理,需报公司处理的,由管理处主任报公司协助处理。
5、投诉问题处理结束后,综合管理部应做好记录,并做好回访工作。
6、对于严重投诉和经常发生的投诉,应由部门负责人,拟定相应的纠正和预防措施。具体按《纠正和预防措施控制程序》执行。