1.目的
规范公司对外参加物业管理的投标工作,确保投标书的编制质量,为通过市场竞争拓展公司物业管理的规模打好基础。
2.适用范围
适用于物业管理公司对外承接物业时的投标书的编制工作。
3. 职责
(1)公司总经理负责对外投标书编制工作的组织安排和质量控制。
(2)公司各职能部门抽调业务骨干组成投标书编制小组,负责投标书的具体编制工作。
4.程序要点
(1) 投标书编制小组的组织
a) 公司在接到物业管理招标书邀请(或议标书邀请)后,由公司总经理召开经理办公会议决定是否参加投标竞争。如决定参加投标,则应由公司总经理亲自挑选各部门业务骨干组成投标书编制小组,并由公司各部门负责组成对外投标小组,具体操作标书编制工作以外的其他工作(详见《对外投资标准作业规程》)。
b) 投标书编制小组的分工如下:
★ 财务部抽调业务骨干负责开办费用、管理成本、预期效益的测算;
★ 管理处抽调业务骨干负责日常管理工作方案、难点、重点管理方案的拟定、编制;
★ 办公室、人事部抽调业务骨干负责拟接项目的人员配置,设备、设施配置,以及编制投标方案资料的收集、提供;
★ 品质部抽调业务骨干负责管理目标、管理计划、质量保证措施、服务承诺的编制;
★ 经营部抽调业务骨干负责及时全面地收集拟接项目的信息。
(2) 物业管理投标书的结构与内容
a)拟接物业的基本概况。
b)公司接管后准备采取的管理方式。
c)针对管理的难点、重点所采取的针对性措施。
d)为开展物业管理所配置的人力、物力资源。
e)开展物业管理一段时间后所力争达到的管理目标。
f)为有效地提高物业管理水准所必要的服务承诺。
g)费用投入和成本测算。
h)经济效益分析。
i)社会效益预测。
j)需要招标单位协助解决的问题。
k)本公司的优势和长处。
l)物业接管后的工作进度安排。
(3)投示书的编制要求
a)“拟接管物业的基本概况“要求详细列出拟接管物业的地理位置、环境、占地面积、
b)“准备采取的管理方式“要求针对拟接管物业的自身特点编制出总体管理方案和分项管理方案。
c)对拟接物业的管理难点、重点应有针对性地列出具体的管理措施。
d)人力、物力资源要求详细列出:
★ 拟接管物业的组织架构;
★ 拟接物业的人事定编和岗位设置、岗位描述;
★ 主要业务骨干的配置人选和人员素质介绍;
★ 为开展工作前期投入的设备、设施。
e)管理目标要求具体列出明确的总体目标和详细分项目标。目标要求可操作性和可考核性。
f)服务承诺要求针对小区业主的要求和物业管理服务的特点列出有鲜明特色的服务措施来。
g)费用投入和成本测算要求针对拟接小区的现状和管理要求、难度逐项测算出前期投入和管理成本。
h)经济效益分析要求按照物业管理“以区养区、保本微秆”的特点详尽地计算出拟接物业后的经济效益。
(4)投标书的编制程序
a)总经理依据经营部收集到的拟接物业的信息的现场实地考察的结果给出编制投标书的原则的要求。
b)编制小组开始详细依照本规程(3)条的要求逐条完成单项编制工作。
c)总经理在单项工作编制完毕后开始组织汇编。
d)汇编后打印、装订成册报总经理审批(大的项目尚需报董事会批准)。
5.记录
6.相关支持文件
《人事定编管理标准作业规程》
7. 附录
《物业管理成本测算法》略