15.5设备台帐
15.6大中修标准
15.7大中修记录
15.8房屋数量、种类、用途分类统计表(每一户均要统计并装订成册)
16.建立住用户档案、房屋及其配套设施权属清册,查阅方便
16.1用户登记表(单位和个人用户)
16.2入伙通知书
16.3购房合同(复印件)
16.4业主通讯表
16.5房屋及配套设施权属清册(业主签章)
17.建立24小时值班制度,设立服务电话,接受业主和使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各
17.1管理处值班制度(见内部管理制度,制度上要明确上、下班时间的值班情况)
17.2回访制度(见内部管理制度)
17.3用户投诉处理程序(见程序文件)
17.4灾害事故应急处理方案及流程图
17.5管理处值班记录表
17.6应急情况处理记录表
17.7用户投诉登记表
17.8服务/投诉/应急处理维修报告单
17.9报修、维修服务工作规定(包含单据填写规定)
17.10报修登记表
17.11回访记录表(回访率见管理处回访制度)(表格中要求业主填写是否满意并签名)
17.12工程维修单
17.13管理处常用电话联系表
17.14服务电话标签(提醒牌)
18.定期向住用户发放物业管理服务工作征求意见单,对合理的建议及时整改,满意率达95%以上
18.1用户意见调查和分析程序文件(见程序文件)
18.2用户意见调查表(每半年一次,对用户提出的意见要有具体的、书面的整改措施)
18.3用户意见调查分析统计表
18.4用户意见调查分析报告(要求报告要详细)(每项统计出满意率且≥95%,公司要求≥98%)
18.5用户意见调查表发放率、回收率统计表(公司要求发放及回收率≥95%)
18.6意见处理措施及回访记录
19.建立并落实维修服务承诺,零修急修及时率100%、返修率不高于1%,并有回访记录
19.1服务承诺(公布并有业主确认)
19.2零修及时率、零修合格率计算表(及时率及合格率=100%)
19.3返修率计算表(返修率≤1%)
19.4回访记录(与17.10同)
20.文件管理
20.1文件稿纸
20.2用户文件清单
20.3用户文件发放登记表
20.4文件阅处表
20.5外来文件登记表
20.6外来文件发放登记表(或往来文件收发登记表)
第二部分 房屋管理及维修养护
1.大厦、栋号、楼层、房号标志明显,大堂内布置合理并设立引路方向平面图,驻大厦各单位名录标识在大堂内显着位置
1.1区域分布图(现场及复印件)
1.2楼层号、单元号、栋号、房号、导向标志(现场)
2.无违反规划私搭乱建,无擅自改变房屋用途现象(现场)
3.大厦外观完好、整洁;外墙是建材贴面的,无脱;是玻璃幕墙的,清洁明亮、无破损;是涂料的,无脱落、无污渍;无纸张乱贴、乱涂、乱画和乱悬挂现象(现场)
4.室外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置,保持整洁统一美观,无安全隐患或破损(现场)
5.空调安装位置统一、冷凝水集中收集、支架无锈蚀(现场)
6.封闭阳台统一有序,色调一致,不超出外墙面;除建筑设计有要求外,不得安装外廊及户外防盗网、晾晒架、遮阳蓬等(现场)
7.房屋装饰装修符合规定,未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象
7.1物业装修管理程序文件(见程序文件)
7.2装修管理规定(见公众制度)
7.3装修申请审批表(附施工单位资质及装修平面
7.4装修巡视记录表及整改措施 7.5装修施工人员登记表
8.房屋维修养护
8.1建筑物的管理程序文件(见程序文件)
8.2建筑物巡视维护规定(见作业指导书)
8.3建筑物维修养护服务质量标准(见作业指导书)
8.4楼宇管理规定(见公众制度)
8.5建筑物完损等级评定标准(建设部文)
8.6建筑物巡视维护表(见质量记录)
8.7建筑物养护计划
8.8施工任务完成情况表(此表为过程记录表,养护计划中的项目均需填写此表)
8.9工程维修单(指养护计划由管理处完成的)
8.10零星工程验收评审表(此表为审批表,指养护计划由分包方完成的)
8.11房屋完损等级评定表
8.12完好率评定表(完好率≥98%)
第三部分 共用设施设备管理
第一项 综合要求
1.制订设备安全运行、岗位责任制、定期巡回检查、维护保养、运行记录管理、维修档案等管理制度,并严格执行
1.1设备安全运行管理制度(设备管理制度)(电梯、消防中心、配电房等)
1.2设备管理各岗位人员职责(见质量手册)
1.3各系统巡视维护规定、维修保养规定、操作规程(见作业指导书)
1.4档案管理相关规定(见行政管理制度)
1.5执行情况(见以下各系统质量记录)
2.设备及机房环境整洁,无杂物、灰尘、无鼠、虫害发生,机房环境符合设备要求(现场)
3.配备所需专业技术人员,严格执行操作规程
3.1机电(技术)人员统计表
3.2机电(技术)人员资质(操作证、等级证、毕业证等见第一部分12.4)
4.设备良好,运行正常,一年内无重大管理责任事故(业主出具证明)
第三部分 共用设施设备管理
第二项 供电系统
1.保证正常供电、限电、停电有明确的审批权限并按规定时间通知住用户
1.1限电、停电管理规定(见内部管理制度)
1.2供配电系统管理程序(见程序文件)
2.制订临时用电管理措施与停电应急处理措施并严格执行
2.1临时用电管理规定(见LS-02)
2.2临时用电申请表 2.3停电应急处理方案及流程图
2.4应急情况处理记录表
3.备用应急发电机可随时起用(现场)
3.1发电机操作规程(LS-01)
3.2发电机运行记录表
4.供电系统
4.1避雷系统程序文件及作业指导书(见程序文件和作业指导书)
4.2设备设施清单(供配电、避雷) 4.3配电房管理制度(见设备管理制度)