交房前的准备工作是否充分、圆满,将直接影响着交房工作是否顺利,组织交房前的案例与专业学习,并进行模拟演练,为顺利交房打下了坚实的基础。
(一)业主基本情况表的制定
每栋楼为1页,其内容包括几个单元、几层、几零几室、业主姓名、面积、户型。这种表格成为交房工作以及今后维修工作的重要资料依据,也是交房前期培训员工、熟悉小区内户型、户数及业主姓名的重要资料,也可以采用业主座次表的方式进行。此项工作有利于在交房时快速准确的确认出业主。
(二)员工的培训工作
交房前员工应该熟知的内容包括:
1、小区的基本概况;
2、每栋楼每户的基本户型、面积、户数;
3、结合业主基本情况表,对照每栋楼、每单元、每层熟悉人名,作为一名客服工作人员能够做到结合业主的房间号,熟知业主姓名,这将为今后工作的开展打下良好基础;
4、从销售部梳理每一位客户的交款情况,向开发商了解在接房时须交纳的费用有哪些,并以表格的形式罗列出来;
5、梳理销售过程中给客户承诺方面的问题与目前交房时有哪些差距:
6、会同物业管理公司及工程部人员到各单元进行房屋勘察,了解工程情况是否有问题,并作好记录形成书面文件提交给开发公司,由开发公司向各部门了解情况,作好前期整改或统一的解释说辞;
7、学习两书内容(《质量保证书》、《使用说明书》)与住户手册内容;
8、学习前期物业管理协议,应逐字逐条的领会,能提出问题并解答;
9、向物业管理公司了解客户在接房时须交纳哪些费用,且每项费用为什么要收取及收取的金额。
(三)文档方面的准备工作
1、为小区内的每户业主立档案,一户一档,按照楼、单元贴上标志,摆放在档案柜中;(此项工作由物业管理完成)
2、填写交房两书及收楼通知书;(由销售部完成)
3、填写前期物业管理服务协议中的相关内容,包括填写面积、房屋位置、加盖公章等;
4、将整理好的前期物业管理协议(两份)、质量保证书、使用说明书、住户手册、业主资料表一同装入每户的档案中,并按顺序摆好;(与物业管理公司分开放也可以)
5、由现场经理或主管梳理以上各项问题及文档,落实各项问题完成时间及相应的负责人并形成表格的形式发给各相关部门执行,定时跟进工作的进展情况;
(四)组织人员进行模拟演练,不断完善交房程序,从理论上做到万无一失。