1.0目的
对公司内部行政公文处理进行有效的控制和管理。
2.0范围
适用于物业集团各部(室)及所属各物业公司(管理处)的公文处理。
3.0职责
3.1 物业集团副总经理负责对物业集团行政公文的签发及对物业集团各部门签报(或报批)文件的审核,总经理负责审批。
3.2 行政管理总部经理负责对物业集团行政公文的审核。
3.3 行政秘书负责物业集团行政公文的呈批、编号、打印、发放、保管、整理、归档以及报批件的呈批。
3.4 各物业集团职能部门和各物业公司(管理处)负责人负责本单位所呈报行政公文的校对、审核。
3.5 各物业集团职能部门和各物业公司(管理处)负责人负责报批件(签报)的意见签注及本单位(部门)相关文件的拟稿和保管。
4.0 工作内容
4.1 物业集团行政公文权限管理
4.1.1 物业集团所属物业公司(管理处)以及物业集团本部各部室之间相互行文(即平行文),均采取函的形式自行行文。
4.1.2 物业集团有隶属关系的单位(部门)要按照层级关系采用相应的上行文或下行文,正确行文。
4.1.3 物业集团本部部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向物业集团各物业公司(管理处)行文。
4.1.5 原则上不允许越级行文,极其特殊或紧急情况需要越级行文的,在越级行文的同时要报告或抄送直接上级单位。
4.2 草拟行政公文
4.2.1 拟写公文必须符合党和国家的政策、法律、法规,符合恒大集团有关精神和规定;
4.2.2 事实清楚,观点明确,表达准确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,精练简短。
4.2.3 公文文种根据行文的目的、发文单位职权和与主送单位的行文关系确定。
4.2.4 人名、地名、数字、引文要认真核实,力求准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。
4.2.5 拟制公文,对于涉及其他部门(单位)职权范围内的事项,主办部门(单位)应主动与有关部门(来自:www.jzr88.com)沟通协商,取得一致意见方可行文;如对重要事项有分歧,可事先由主办部门(单位)牵头,以签报的形式加注双方建设性意见,报上级主管领导协调裁定后方可拟制公文。
4.3 物业集团收文管理
4.3.1 物业集团收到各物业公司(管理处)上报的需要办理的公文,行政管理总部由行政秘书登记后附上《收文处理单》,送交行政管理总部经理进行审核。审核的重点是:是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及集团有关规定;涉及其他部门或单位职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范等。
4.3.2 经审核,对符合本规定的公文,由行政管理总部及时在《收文处理单》上提出拟办意见,送物业集团有关领导批示(阅知)或者交有关部门(单位)办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。
4.3.3 承办部门(单位)收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求(来自:www.jzr88.com)办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门(单位)职权范围或者不宜由本部门(单位)办理的,应当及时退回行政管理总部并说明理由。
4.4 物业集团发文管理
4.4.1 审核:
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b. 公文审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,是否符合国家有关政策法规和上级有关精神。
4.4.2 复核(校对):公文正式印制(缮印)前,由行政秘书负责进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一规范等;复核完成后打印出校对件一份及时通知公文主办部门(单位)拟稿人或经办人进行校对签字。
4.4.3 复核(校对)完成后即可进行缮印、用印、登记、分发。
4.4.4 对印章的使用具体按《印章管理规定》执行。
4.5 物业集团行文的归档和保存
4.5.1 物业集团内部行政公文由行政管理总部专人统一收发、审核、用印、归档和销毁。
4.5.2 各物业公司(管理处)行政公文由各部门负责整理、归档。
4.5.3 物业集团各职能部门、物业公司(管理处)对其他部门发来的文件须建立《收文处理登记表》。
4.5.4 公文复印件作为正式公文使用时,应在复印件签上“与原件相符”字样并加盖证明章。
4.5.5 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
4.5.6 不具备归档和存查价值的公文,经鉴别并经行政管理总部经理批准,予以销毁。
4.5.7 销毁秘密(来自:www.jzr88.com)公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
4.5.8 工作人员调离工作时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
5.0 相关文件
5.1《印章管理规定》(WI-7.2-02-01)
6.0 记录表格
6.1《收文处理单》(QR-4.2.3-02-01)
6.2《收文处理登记表》(QR-4.2.3-02-02)
6.3《发文处理单》(QR-4.2.3-02-03)
6.4《发文签收表》(QR-4.2.3-02-04)