人事档案是记述和反映人的经历、学识水平及工作表现的专门案卷。公司人事档案包括员工调入时原有的人事档案和在集团工作期间的人事档案及技术档案三部分。员工人事档案由集团人力资源部专人负责管理。
一、员工人事档案调入集团规定
2000年1月1日以后被集团录用的员工在与集团或各公司签订劳动合同后一个月内,经集团主管领导批准应将个人档案调入集团,由集团统一管理。
员工人事档案进入集团的工作程序是:
1、先由集团人力资源部出具《提档介绍信》,员工持介绍信办理档案调动手续。
2、人事档案进入集团时由人事业务主管负责接收。接收时接收人须检查人事档案是否封装完整,凡不符合要求的人事档案不予接收;对符合要求的人事档案,交接双方须在"人事档案交接簿"上签字、记时。至此,人事档案正式进入集团,由人力资源部档案管理人管理;
二、员工人事档案保管及档案内容
1、调入的人事档案原则上保持原卷册的封装,不予以拆封,直接装入集团专用人事档案袋内进行统一编号保管;
2、需拆封的,(来自:www.jzr88.com)须经人力资源部主管领导批准;
3、拆封后的档案及由于各种原因已经拆封的人事档案,须由人力资源部档案管理人进行整理,并编制材料目录,签字后一并装入档案袋内;
4、员工在公司工作期间,公司为每一名员工建立个人档案。包括以下材料:
a)《员工调入审批表》、《劳动合同》、《内部调动通知单》、《调离集团审批表》;
b)《干部任免命令》、《关于奖惩的通报》、《干部及员工年度考评意见》;
c)《培训费用审批表》、《培训合同》、培训及自费学习结业、毕业证书及出国相关手续的复印件;
d)公司工作期间加入或申请加入中国共产党、团组织及民主党派的相关材料;
e)其他关于个人的重要资料。
上述档案材料在员工调离集团时随原有人事档案一并转出。
5、员工在公司工作期间,公司将这段时间个人档案材料的内容摘要同时输入集团"计算机人事管理系统"中。
6、人事档案不得私自涂改、抽取或伪造,不得擅自处理或销毁。整理、补充人事档案时坚持二个在场和核查登记的原则。按规定需剔除的档案材料,要进行登记,并经主管领导审批后进行。
7、集团人事档案在档案室中设专柜保管。人事档案柜钥匙由人事部专人掌管,人事档案柜打开期间,集团人事业务主管必须始终在场。
三.档案查阅
1、除人力资源部工作人员外,集团其他部门人员原则上不允许查阅人事档案。
2、凡需查阅人事档案者,均须填写《查阅人事档案审批表》,经主管人事领导审批后,到档案室查阅。
3、查阅人事档案时,人力资源部要按照《查阅人事档案审批表》中注明的查阅项目和领导审批意见提供材料。凡表上未列项目,人力资源部不予提供。查阅期间,人事档案管理人员必须在场。
4、外单位查阅人事档案须由两名中共党员干部持单位党组织介绍信,并填写《查阅人事档案审批表》,在主管人事领导审批后,(来自:www.jzr88.com)在人力资源部主管领导及人力资源部档案管理人员陪同下查阅相关资料。凡审批表上未列项目,人力资源部不予提供。
5、人事档案一般不准外借,特殊情况需借出使用的,要经集团主管人事领导批准。档案借出集团时,须以封条贴封。借用单位要注意保密、妥善保管,不得交无关人员翻阅和中途转借他人。借档单位用毕,按期退还,逾期不还者,需向档案保管单位说明情况。如发生丢失、损坏,按《档案法》追究责任。
6、所有人事档案的查阅、调阅、借出事项,集团人力资源部需予以登记。
四.人事档案调出公司规定
集团员工自离开公司之日起三个月内,人事档案随人事关系转出公司。逾期未转