第一章 总则
第一条 为使公文处理工作规范化、制度化、科学化,并结合工程建设实际,特制定本办法。
第二条 公文处理必须做到及时、准确、安全、保密。公文由办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档。
第二章 行文规则
第三条 行文要注重实效,少而精。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要简短。
第四条 向上级机关行文,报送的公文应当主送一个上级机关;如需其他相关上级机关阅知,可以抄送。不得越级向上级机关行文,尤其不得越级请示问题;因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越级的上级机关。报表、总结材料、情况说明、特殊书信等各类文件须经处主要领导人审定后,方可报送上级机关或上级领导人。
第五条 向上级机关请示问题,应一文一事,不在非请示公文中夹带请示事项。请示事项涉及其他处室业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报。
第三章 公文处理程序
第六条 公文办理分收文办理和发文办理。收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发、传递、立卷、归档、销毁等程序。
第七条 收文办理
(一)签收。收文一律由办公室文秘收发人员签收,按程序办理。除领导同志直接交办的事项外,不得将公文直接报送领导同志个人,(来自:www.jzr88.com)领导同志不受理未经文秘收发人员签收的公文,有关领导和科室人员通过会议等渠道接收的公文,返回单位后,应及时送交办公室文秘收发人员签收。
(二)登记。签收的公文,由文秘收发人员逐件拆封核查,分类登记。登记时,要注意区分急件与平件,注意区分办件、阅件、简报,避免该办的文件漏办。
(三)分发。对不需办理的阅件和简报。按其内容分别送有关领导和业务部门阅知。
(四)拟办。需要办理的公文,由办公室负责人按领导人分工或科室职权范围提出拟办或批办意见。拟办意见应力求准确、可行。对紧急公文,由办公室复印后,直接批给有关科室办理,并提出办理时限,原件呈处领导阅示。对需要几个科室承办的公文,应明确一个科室牵头。对篇幅较大的文件,可拟请有关科室摘录提要后送有关领导批办。
(五)批办。办公室按照拟办意见及时将公文分送有关领导批办。对需贯彻执行的文件,要批示贯彻执行的具体方案与意见,对需办理和答复的要注明承办部门及承办时限,经领导同志批办过的公文,要在来文登记簿上注明批送给某科室或部门,并及时发送有关业务科室或部门办理。
(六)承办。有关业务科室或部门接到交办的公文,应抓紧办理,并贯彻急事急办、特事特办的原则。紧急公文应按批示注明的时限办结。未注明时限的一般公文应在7日内办结,不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的,应在当天退回办公室并说明理由。
(七)催办。公文处理应建立催、查办制度。由办公室签收、登记后分办或送领导批办的公文,由办公室主任或秘书催办。一般公文由办公室每半月催办一次,紧急公文要做到跟踪催办,重要公文及领导批示要求限期办理的公文,应重点催办,并及时反馈办理情况。催办过程要及时记录,并根据催办记录,每月通报一次公文办理情况。
(八)查办。查办是催办的继续和深入。对办文拖拉、落实领导批示不力、反馈信息迟缓、屡催不办的单位或部门,办公室主任或秘书可直接登门查办,将查办结果予以通报。
第八条 发文办理:
(一)拟稿。应根据领导批示或口头指示,由承办科室或承办人负责撰拟文稿。重要文件应由部门负责人或处领导亲自起草,或列出提纲、论点,由熟悉情况的
草拟公文应当做到:
1、符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。
2、情况确实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点准确,篇幅力求简短。
3、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
4、结构层次序数,第一层为"一"、第二层为"(一)",第三层为"1.",第四层为"(1)"。
5、必须使用国家法定计量单位。
6、用词用字准确、规范。文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称。
(二)审核。拟文科室负责人负责初审,办公室分管文秘工作的负责人或秘书负责终审,并送有关领导签发。文稿应由撰稿人亲自送审,并说明拟文因由、依据、目的。在办理过程中的发文文稿应做好保密工作,不得交由施工单位等外单位人员送审、传阅。
审核的重点是:是否需要行文,有无行文依据,批件是否返还办公室,是否符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定,是否与有关部门协商、会签,文字表述、文种使用、公文格式等是否符合规定。
文稿送审过程中,拟稿人应当与核稿人保持联系,以便及时说明情况。对内容比较简单,文字修改不大的,可由文秘人员修改,对重要件、急件或有重大问题要修改的,应同拟稿人共同研究修改。
对内容不成熟,在文字上又需要作大量修改的文稿,可合并或需分开行文的,文秘人员提出处理意见后,可退回拟稿科室。
经过终审的文稿,如内容改动较大、层次勾划较乱、辨认困难、不符合归档要求的,由拟文处室清稿后(并将原稿附后)再送领导签发。
(三)签发
经会签、审核后的文稿,由处主要负责同志或授权分管领导签发。
审批公文,主批人应当签署明确意见,并写上姓名和审批的年、月、日。其他审批人圈阅,应视为同意。非特殊情况,(来自:www.jzr88.com)领导人一般不接收和签收未经办公室审核的公文。
(四)登记。文稿经领导签发后,由办公室文秘收发人员统一编制发文字号、确定印制份数以及对不符合公文格式规定的文稿作技术处理,并写明主题词。
(五)缮印。由办公室文印人员承办,缮印应按照缓急度排列,一般不超过2天。急件应立即承印。
(六)校对。由拟稿人校对,重要公文要做到三校付印。未经签发人或终审人同意,不得擅自改动公文内容。
(七)装订。由承办部门提供附件复印件后,办公室装订。附件应采用16开型纸张,图纸等A3型的附件应在右下边缘折叠对齐。
(八)用印。由办公室文秘人员负责用印。
(九)分发传递。由办公室负责封装、邮寄,并分送公文交换站,机要文件不得通过公文交换站交换,传递公文必须及时,准确、安全、保密。
第九条 立卷。根据《中华人民共和国档案法》有关规定对具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等进行分类整理立卷。工程项目竣工后,送总公司办公室档案室归档。
第十条 销毁。对没有归档和存查价值的多余文件,经鉴别清点后,由文秘收发人员集中管理、定期销毁。销毁标密级的公文,应登记造册,由2人监销,确保不丢失,不漏销。
第十一条 草拟、修改和签批公文,必须使用钢笔。使用符合存档要求的黑墨水、碳素墨水或蓝黑墨水,严禁使用各色铅笔、圆珠笔、彩色水笔、纯蓝墨水或红墨水,不得在文稿左侧装订线外签批和修改。
第十二条 经领导批准,可以采用传真方式行文,按正式公文传递、办理,因传真件不能长期保存,凡需存档的,须用复印件送领导批示。
第十三条 机关工作人员查阅档案必须经本机关文秘人员同意,并做好登记。其他机关人员需要查阅本机关公文案卷,必须持有介绍信。查阅一般公文案卷,可由文秘部门指定地点、指定案卷及张页查阅;查阅密级公文案卷,需经处领导批准,并做好登记。公文案卷禁止外借。
第四章 附则
第十四条 本办法由办公室负责解释。
第十五条 本办法自印发之日施行。